É inquestionável que no dia da palestra que você organizou e planejou, a meses, pode ocorrer algum imprevisto ou problema, seja antes ou durante o evento para seus colaboradores.
Pode acontecer que mesmo tudo confirmado, o palestrante não compareça por algum motivo, resultando em perda nos resultados da empresa, seja de tempo, investimento e/ou expectativa.
No mercado de palestras é necessário se atentar a todos os detalhes mas, principalmente, no processo de contratação de palestrantes.
Vamos passar para você boas práticas importantes na negociação com o palestrante.
Vamos lá!
Combine uma call com o palestrante
Antes de mais nada, marque uma call de alinhamento de briefing com o palestrante para entender mais sobre a palestra.
A dica é que seja sempre uma semana antes do evento, no máximo, para que as informações fiquem frescas na memória do palestrante.
Além disso, esse momento não deve ficar nenhuma dúvida para ambos os lados em relação às questões de conteúdo, horário, chegada do palestrante e em qual o momento que o profissional vai se apresentar.
O alinhamento pode ser realizado através de e-mail, ligação ou até mesmo por whatsapp, isso certamente economizará tempo.
Porém, exige uma melhor checagem se a parte compreendeu, de fato, o briefing.
A call de alinhamento é o item mais importante no processo de contratação do palestrante, pois ela define as expectativas e o entendimento do briefing. Então, a partir de hoje, sempre fale com o palestrante antes do evento.
Perfil do palestrante
No processo de contratação do palestrante é necessário que você conheça qual o perfil do palestrante que você deseja para o seu evento.
Deve-se analisar a palestra e se o profissional precisa ser mais formal ou informal, sério ou engraçado.
Tudo isso depende do objetivo do seu evento e qual o impacto e resultado que você deseja trazer para a sua empresa e colaboradores.
Essa etapa do processo pode acontecer antes da contratação ou durante a call de alinhamento.
Normalmente é realizada antes da contratação, pois você já reconhecer as características que deseja, assim como, o palestrante conhece o seu perfil e a necessidade da empresa.
Contato no dia do evento
Informe para o palestrante quem será o contato direto dele com a sua empresa no dia do evento.
Sempre há uma pessoa responsável por dar o suporte no evento, seja um profissional interno ou uma agência de eventos.
O mais importante é sempre ter essa pessoa para direcionar o palestrante ou, em caso de dúvidas, direcionar para a pessoa responsável.
Não tendo um contato direto no dia do evento, é bem provável que o palestrante sinta-se perdido. É importante que ele saiba quem poderá auxiliá-lo nos bastidores do evento.
Briefing da palestra
Acima mencionamos sobre a necessidade de agendar uma call com o palestrante, e aqui ressaltamos que esse momento é onde acontecem os erros mais durante a contratação de um palestrante.
Por isso, fique atento a essa dica: O alinhamento do briefing é o momento de você expor a sua expectativa e o conteúdo ao palestrante, algumas perguntas são essenciais para o sucesso.
Deixe claro ao palestrante se você deseja que ele aborde algum tema específico.
Neste momento também, deve ser alinhado o conteúdo do palestrante à sua necessidade.
Inclusive, você poderá fornecer alguns exemplos reais do dia-a-dia dos colaboradores e referentes ao seguimento para que o palestrante insira em seu conteúdo.
Conclusão
Conforme discutimos, no mercado de palestras é comum os imprevistos e problemas. No entanto, temos que ficar atentos a cada detalhe, desde do planejamento do evento até a entrega.
Esses itens parecem simples, mas no final, são pontos em que a maioria das pessoas negligenciam e devido a correria do dia-a-dia acaba deixando passar. Mas você seguirá todas as dicas, não é mesmo?
Lembre-se, antes de contratar um palestrante certifique-se de quem é o profissional ou busque especialistas no mercado, como a Talkstars, para ajudar você nesse processo.
